Jos työskentelet 48 viikkoa vuodessa ja vietät konservatiivisesti 5 tuntia viikossa matkustamiseen töihin ja takaisin, käytät 240 tuntia vuodessa ajoon. Tämä vie aikaa perheeltä, harrastuksista, ystävistä ja paljon muusta. Miten teknologiaa voidaan hyödyntää sen ajan saamiseksi takaisin?
Viime vuosiin asti ainoa vaihtoehto työskennellä oli mennä fyysisesti toimistoon ja viettää 40-50 tuntia viikossa tukoksen pöydän takana ihmisten ympäröimänä, joiden kanssa saatat nauttia tai ei. Teknologian kehittyessä on muuttunut joustavuus sen suhteen, työskenteletkö toimistossa, kotona, rannalla vai jossain muussa paikassa.
Vaikka teknologia helpottaa työnantajien mahdollistaa etätyön, on silti olemassa luottamustekijä, joka tulee peliin. On olemassa tapoja, joilla jokainen työnantaja voi mitata tuottavuutta eri tavalla, mutta joidenkin työnantajien on yksinkertaisesti mukavampi tietää, että heidän työntekijänsä on työpöytänsä ääressä tiettyyn aikaan joka päivä. Toinen työnantajien huomioitava seikka on niiden työntekijöiden moraali, jotka eivät työskentele kotoa käsin, kun taas toiselle sallitaan tämä ylellisyys. Pitäisikö heillä olla 1 onnellinen työntekijä ja 10 tyytymätöntä työntekijää vai 10 sisältötyöntekijää ja 1 tyytymätön työntekijä? Sen sijaan, että tarkastelemme tämän päätöksen edessä olevien työnantajien kamppailua, tutkitaan tekniikoita, jotka mahdollistavat kotoa työskentelyn olevan todellisuutta paljon useammin kuin 20-30 vuotta sitten.
Jos työnantaja päättää sallia etätyön, markkinoilla on useita työkaluja, jotka turvaavat hänen investointinsa.
· Worksnaps: Tämän työkalun avulla työnantaja voi seurata, kuinka tuottava kotona työskentelevä työntekijä on ollut koko päivän. Saatavilla on vähemmän yksityiskohtaisia työkaluja, mutta tämä ei jätä paljon tilaa työntekijän työskentelylle. Sen lisäksi, että se valvoo tuottaviin ohjelmiin vietettyä aikaa (Facebook ei ole yksi niistä), työkalu ottaa kuvakaappauksia työntekijän tietokoneen näytöstä koko päivän ajan varmistaakseen, että työntekijä on tuottelias, kun toimintaa näytetään hänen tietokoneessaan. He jopa laskevat hiiren ja näppäimistön napsautusten määrän.
· Internet: Tämä on melko ilmeistä, mutta luultavasti tärkein työkalu. Internetin avulla voit kommunikoida tiimisi jäsenten, yrityksesi ja kaikkien ulkopuolisten asiakkaiden kanssa. Monilla yrityksillä on verkkopohjaisia tuotteita, joita he käyttävät asuntotietokantoihin tai muihin työntekijöiden työtehtävien kannalta välttämättömiin työkaluihin.
· Google-dokumentit: Tämä on ilmainen kaikille, joilla on Gmail-tili. Se tarjoaa Microsoft-pohjaisia työkaluja ihmisille riippumatta siitä, missä päin maailmaa he ovat. Google-dokumentteja voi käyttää dokumenttien jakamiseen joko tiedoksi tai jokaiselle työryhmän jäsenelle asiakirjan muokkaamista varten. Jos kotitietokoneellasi ei ole Microsoft-ohjelmia, tämä on loistava tapa käyttää niitä. Niillä ei ole nykyisten ohjelmien uusimpia etuja, mutta se toimii hetkessä.
· Trello: Tämä on suosittu työkalu, joka mahdollistaa projektinhallinnan koko tiimissäsi kaikkien sijainnista riippumatta. Tätä voidaan käyttää yksittäisille henkilöille tehtäväluetteloiden järjestämiseen tai projektien seurantaan, jotta kaikki tietävät, missä tiimi on. Ohjelman avulla voit jakaa projektin osiin, joita voidaan tarkkailla tarkemmin projektin edetessä.
· Zoho: Tämä on toinen projektinhallintatyökalu, mutta siinä näyttää olevan runsaasti ominaisuuksia, mukaan lukien päällekkäiset ominaisuudet, joista olen jo keskustellut. Siellä on mahdollisuus seurata projekteihin käytettyä aikaa, tarjota kaavioita ja kirjallista dokumentaatiota tiettyjen projektien etenemisestä, joiden parissa tiimi työskentelee, kalenteri, jota koko tiimi voi osallistua ja katsella, dokumenttien jakamisominaisuudet, muistiinpanoalue tiettyjen tallentamiseen. esteitä tai bugeja, jotka on ratkaistava. Tämä on vain jään huippu tämän työkalun ominaisuuksien kannalta. Kustannukset ovat suhteellisen edullisia, ja ne vaihtelevat 0 dollarista rajoitetusta pääsystä 100 dollariin kuukaudessa työntekijää kohden kaikille käyttöoikeuksille.
· Yammer: Tätä kuvataan Facebookiksi töihin. Tällä alustalla työnantaja voi lähettää työntekijöille vain asiaankuuluvaa tietoa. Tämän jälkeen työntekijät voivat kommunikoida omien tiimiensä sisällä tavoitteiden saavuttamiseksi.
· Skype: Tämä on ilmainen palvelu, joka mahdollistaa kasvokkain tapahtuvan viestinnän työntekijöiden välillä. Työkalu on Internet-pohjainen ja sen avulla voit tuoda useita ihmisiä keskusteluun/yhteistyöhön.
· GoTo Meeting: Tämä on loistava työkalu webinaareihin, koska sen avulla voit lähettää sadoille ihmisille, jotka liittyvät. Lisäksi niille, jotka eivät pääse kokoukseen tai haluavat katsoa kokousta toisen kerran, kokoukset voidaan tallentaa. Voit jakaa näyttösi kokoukseen ilmoittautuneiden kanssa mahdollistaen projektiyhteistyön tai jopa koulutuksen.
· Viewflux: On olemassa useita suunnittelijoille suunnattuja sivustoja, joista yksi on viewflux. Näiden sivustojen avulla voit jakaa suunnittelusi ryhmän kanssa. Nämä ihmiset voivat määrittää muutokset, joita he haluavat tehdä, merkitsemällä sivulle. Oletko koskaan halunnut jonkun muuttavan jotain grafiikassa ja yrität kuvata useilla sanoilla sitä, mitä muutamalla sanalla ja nuolella voisi kuvata? Nämä sivustot tekevät maailmasta eron suunnittelijoille ja heidän asiakkailleen sekä tiimin jäsenille.
· Dropbox: Jos sinulla on suurempia tiedostoja kuin Google Driveen mahtuu, dropbox on vaihtoehto paikka, jossa voit jakaa tiedostoja tiimisi kanssa. Dropboxin mukaan tämä on turvallinen tapa jakaa tiedostoja.
· Ketterä: Tämä on loistava työkalu myyjille ja ihmisille, joilla on suuret verkostot, pysyä järjestyksessä. Tämä työkalu yhdistää sosiaalisen median ja sähköpostisi yhteystietosi Customer Relationship Management (CRM) -ratkaisuksi. Työkalu linkittää jopa keskustelut, joita olet käynyt näiden kontaktien kanssa, jotta voit muistaa kontaktin kyseisessä kontekstissa.
Nämä ovat vain muutamia työkaluja, joita ihmiset voivat käyttää työskennellessään kotoa tai jopa toimistossa. Yhteistyöpotentiaali työkalujen kanssa voi yksinkertaistaa prosesseja, jotka ovat jo kauan odotettavissa muutoksia. Lisäksi etätyöntekijä voi helposti ottaa yhteyttä ja osallistua projekteihin, jotka ovat käynnissä toimistossa. Ilman näitä yhteyksiä etätyöntekijä voitaisiin nopeasti jättää huomiotta osana sen osaston dynamiikkaa, jonka kanssa he työskentelivät henkilökohtaisesti.
Vaikka jotkut saattavat väittää, että yhteiskunta on enemmän irrallaan toisistaan kuin koskaan ennen, katsovat, että teknologia ei ole este kommunikointipyrkimyksillemme vaan pikemminkin etu. Väitän, että yhteiskunta kommunikoi tehokkaammin, useammin ja tehokkaammin kuin koskaan ennen teknologian ansiosta.
